Otomatisasi Perkantora

OTOMATISASI PERKANTORAN

www.slideshare.net

A.  Pengertian Otomatisasi Perkantoran

Otomatisasi perkantoran atau juga disebut Office Automation adalah semua sistem informasi formal dan informal terutama yang berkaitan dengan komunikasi informasi kepada dan dari orang yang berbeda di dalam maupun di luar perusahaan. Tujuan otomatisasi kantor adalah untuk meningkatkan produktivitas. Bila diterapakan sebagai alat pemecah masalah, otomatisasi perkantoran dapat memberikan kemampuan antar manager untuk saling melakukan komunikasi dengan lebih baik.

B.  Kategori Pemakai Otomatisasi Perkantoran

Kategori pemakai otomatisasi perkantoran, antara lain:

1. Manager, bertugas mengelola sumber daya perusahaan terutama dalam hal SDM.

2.   Profesional, biasanya tidak mengelola orang, tetapi menyumbangkan keahlian khususnya.

3. Sekretaris, bertugas dalam menangani korespondensi, menjawab telepon, dan mengatur jadwal pertemuan.

4. Clerical Employee (pegawai administratif) melaksanakan tugas untuk-tugas untuk sekretaris, seperti mengoperasikan mesin fotocopy, menyusun dokumen dan mengirimkan surat.

C.  Konsep-Konsep Otomatisasi Perkantoran

Konsep-konsep otomatisasi perkantoran adalah sebagai berikut:

1.  Proses yang terjadi di perkantoran seperti halnya proses manufaktur selalu mengarah ke otomatisasi.

2. Otomatisasi kantor berevolusi dari aplikasi-aplikasi yang terpisah dan tanpa rencana menuju aplikasi yang terencana dan terpadu.

3. Otomatisasi kantor memudahkan penerimaan dan pengiriman informasi.

4. Otomatisasi kantor memberikan keuntungan lebih besar melalui pengambilan keputusan yang lebih baik.

5. Otomatisasi kantor sebagai pelengkap bagi metode komunikasi tradisional bukan sebagai pengganti.

D.  Manfaat Otomatisasi Perkantoran

Otomatisasi Perkantoran dapat meningkatkan produktivitas kerja melalui:

1.     Meminimalkan/Penghindaran Biaya

2.     Pemecahan Masalah Kelompok

3.     Pelengkap Bukan Pengganti

4.     Penggabungan dan Penerapan Teknologi

5.     Memperbarui Proses Pelaksanaan Pekerjaan di Kantor

Adapun manfaat yang dapat diperoleh perusahaan dalam pemanfaatan sistem otomatisasi perkantoran antara lain:

1. Otomatisasi akan membuat informasi menjadi lebih mudah dan murah digunakan, dipindahkan, dan dirawat.

2. Komputer tidak, tetapi komputer menunda penambahan pegawai yang diperlukan untuk menangani beban kerja yang bertambah.

3. Pemecahan masalah kelompok/tim.

4. Otomatisasi merupakan pelengkap, bukan pengganti.

E.  Telekomunikasi

Telekomunikasi adalah teknik pengiriman atau penyampaian informasi, dari suatu tempat ke tempat lain. Dalam kaitannya dengan telekomunikasi, bentuk komunikasi jarak jauh dapat dibedakan atas tiga macam:

1. Komunikasi Satu Arah (Simplex)

2. Komunikasi Dua Arah (Duplex)

3. Komunikasi Semi Dua Arah (Half Duplex)

Untuk bisa melakukan telekomunikasi, ada beberapa komponen untuk mendukungnya yaitu:

1. Informasi : merupakan data yang dikirim/diterima seperti suara, gambar, file, tulisan.

2. Pengirim : mengubah informasi menjadi sinyal listrik yang siap dikirim.

3. Media transmisi : alat yang berfungsi mengirimkan dari pengirim kepada penerima.

4. Penerima : menerima sinyal elektromagnetik kemudian diubah menjadi sinyal listrik, sinyal diubah kedalam informasi asli sesuai dari pengirim, selanjutnya diproses hingga bisa dipahami oleh manusia sesuai dengan yang dikirimkan.

Dalam mengubah informasi menjadi sinyal listrik yang siap dikirim, ada dua cara pengiriman yang dipakai, yaitu:

1. Sinyal analog, mengubah bentuk informasi ke sinyal analog dimana sinyal berbentuk gelombang listrik yang kontinue (terus menerus) kemudian dikirim oleh media transmisi.

2. Sinyal digital, dimana setelah informasi diubah menjadi sinyal analog kemudian diubah lagi menjadi sinyal yang terputus-putus (discrete). Sinyal yang terputus-putus dikodekan dalam sinyal digital yaitu sinyal "0" dan "1".

Dalam pengiriman sinyal melalui media transmisi, sinyal analog mudah terkena gangguan terutama gangguan induksi dan cuaca, sehingga di sisi penerima sinyal tersebut terdegradasi. Sementara untuk sinyal digital tahan terhadap gangguan induksi dan cuaca, selama gangguan tidak melebih batasan yang diterima, sinyal masih diterima dalam kualitas yang sama dengan pengiriman.

 

F.  Personal Computer (PC)

 

www.sutamatamasu.com

Komputer  pribadi (PC) adalah sebuah komputer yang dirancang untuk penggunaan umum oleh satu orang. PC pertama kali dikenal sebagai mikrokomputer karena PC adalah komputer yang lengkap tapi di bangun pada skala yang lebih kecil.

Jenis-jenis personal computer (PC) adalah sebagai berikut:

1.     Desktop

Komputer Desktop adalah sebuah PC yang tidak dirancang untuk mudah dibawa (portabilitas). Tujuannya jelas agar dapat mengatur (set) komputer di lokasi permanen. Desktop lebih baik dari PC dalam hal "power" dan penyimpanan (storage).

2.     Laptop

 shop.lenovo.com

Laptop atau  notebook adalah komputer portabel yang mengintegrasikan layar, keyboard, perangkat penunjuk (mouse, trackball), prosesor, memori dan hard drive yang semua dayanya disuplai dari baterai.

3.     PDA

Personal Digital Assistant (PDA) komputer terintegrasi yang sering menggunakan flash memory daripada hard drive sebagai media penyimpanannya. Komputer ini biasanya tidak memiliki keyboard, tetapi menggunakan teknologi layar sentuh (touch screen) untuk memasukkan(input) data. Versi komputer jenis ini yang sedikit lebih besar dan lebih berat adalah Handheld Computer (komputer genggam).

4.     Workstation

Workstation sebenarnya adalah sebuah komputer desktop yang memiliki prosesor yang lebih kuat, memori tambahan dan peningkatan kapabilitas.

5.     Server

Sebuah komputer yang dirancang dan telah dioptimalkan khusus untuk menyediakan layanan (service) untuk komputer lain. 

6.     Mainframe

Pada era awal berkembangnya teknologi komputasi, komputer mainframe berukuran sangat besar bahkan dapat mengisi seluruh ruangan. Sekarang Mainframe tidak sebesar dulu (contoh berat minimum mainframe jenis IBM System z10 Enterprise adalah 1,25 Ton dan berat maksimum 2,3 Ton) dan masih digunakan oleh perusahaan-perusahaan besar untuk pengolahan jutaan transaksi/lintas data setiap harinya.

7.     Mini Computer

Istilah Minicomputer sudah jarang digunakan, sekarang biasa disebut dengan Mid-Range Server. Kekuatan dari komputer jenis ini masih di bawah Mainframe.

8.     Super Computer

Jenis komputer ini biasanya menghabiskan biaya yang sangat mahal. Pada sebagian besar jenis dari komputer ini, super komputer terdiri dari gabungan beberapa komputer yang mempunyai kinerja tinggi yang bekerja secara paralel sebagai sebuah sistem tunggal. Superkomputer yang paling terkenal saat ini adalah Superkomputer Cray.

9.     Tablet

 G.  Macam-Macam Aplikasi Otomatisasi Perkantoran

Penggunaan komputer sudah sangat memudahkan bagi perkerjaan perkantoran, dengan menggunakan teknologi komputerisasi dalam perkantoran, hal ini akan menyebabkan pekerjaan kantor menjadi lebih mekanis dan lebih terstruktur. Menggunakan komputer dalam pekerjaan kantor tentu tidak lepas dari menggunakan aplikasi yang terdapat dalam komputer tersebut. Berikut ini aplikasi-aplikasi otomatisasi perkantoran yang dapat digunakan.

1.       Aplikasi Pengolah Kata

Aplikasi pengolah kata Word Processing adalah penggunaan peralatan elektronik yang otomatis yang dapat melakukan beberapa tugas sekaligus yang diperlukan untuk membuat dokumen baik di ketik dan kemudian mencetak dokumen tersebut.

2.       Surat Elektronik (e-mail)

 www.associationadviser.com

Surat elektronik atau yang sering dikenal dengan E-mail adalah pengiriman file hasil ketikan menggunakan jaringan komputer yang memungkinkan para pemakai mengirim, menyimpan dan menerima pesan dengan menggunakan terminal komputer dan alat penyimpanan.

a.       Manfaat e-mail

1) E-mail dapat menghubungkan kita dengan siapa saja yang terhubung di internet di seluruh dunia dengan biaya pulsa lokal.

2) Dengan e-mail, data dikirim secara elektronik sehingga sampai tujuan dengan sangat cepat.

3) Dapat mengirim kepada lebih dari satu orang dengan saat bersamaan.

4)  Dapat mempermudah komunikasi dengan orang yang ada di seluruh dunia.

5) Digunakan untuk berlangganan informasi tertentu secara periodik.

b.       Fungsi e-mail

1)    Alat komunikasi yang mudah, murah dan cepat.

2) Dapat mengirimkan file berupa program, gambar, grafik, dan file lainnya.

3) Dapat mengirim ke beberapa orang sekaligus secara bersamaan.

4) Dapat digunakan untuk mengirimkan surat atau ucapan selamat kepada keluarga di kampung halaman atau di luar negeri.

5) Dalam bidang bisnis, untuk melakukan kesepakatan bisnis atau mengirimkan dokumen penting.

3.       Voice Mail

Hampir sama dengan surat elektronik tetapi pesan dikirim dengan mengucapkannya dalam telepon. Telepon juga digunakan untuk mengambil pesan yang telah dikirimkan. Perbedaannya bahwa anda hanya mengirimkan pesan dengan mengucapkan pesan tersebut melalui telepon dan bukan mengetiknya. Dan anda menggunakan telepon untuk memanggil pesan yang telah dikirimkan kepada anda.

Voice mail memerlukan komputer dengan kemampuan menyimpan pesan audio dalam bentuk digital, kemudian mengubahnya kembali menjadi bentuk audio ketika dipanggil.

4.       Kalender Elektronik

 

www.amazon.de

Kalender elektronik menggunakan jaringan komputer untuk menyimpan dan memanggil acara yang telah ditetapkan oleh manajer. Kalender elektronik bersifat khusus diantara aplikasi perkantoran karena ia hanya menyusun terjadinya komunikasi bukan sebagai media komunikasi. 

5.       Konferensi Audio (Audio Conferencing)

Konferensi audio adalah penggunaan peralatan komunikasi suara untuk membuat komunikasi audio diantara orang-orang yang tersebar secara geografis dengan tujuan melaksanakan konferensi. Telepon konferensi merupakan bentuk pertama dan masih digunakan. Konferensi audio tidak memerlukan komputer, hanya melibatkan fasilitas komunikasi 2 arah semisal telepon dan handphone. Keuntungan konferensi audio adalah sebagai berikut:

a. Biaya peralatan yang diperlukan untuk konferensi audio tergolong standar

b. Orang-orang merasa nyaman berbicara di telepon

c. Konferensi audio dapat disiapkan dalam waktu singkat

6.       Konferensi Video

Konferensi video adalah penggunaan peralatan televisi untuk menghubungkan para peserta konferensi yang tersebar secara geografis. Peralatan tersebut menyediakan hubungan audio dan video. Seiring perkembangan waktu konferensi video dapat dilakukan oleh komputer dengan biaya yang murah. Aplikasi yang dibutuhkan untuk konferensi Video yang menggunakan komputer dengan koneksi internet adalah Skype.

7.        Web Conference

Web conference atau biasa juga disebut webinars adalah fasilitas telekonferensi interaktif yang menawarkan fitur data stream (aliran data) lebih lengkap dimana partisipan dapat berkomunikasi secara simultan menggunakan teks, suara, video hingga berbagi file (file sharing) atau melakukan slide presentation.

8.       Faxsimile

Fax merupakan singkatan dari Facsimile transmision, merupakan penggunaan peralatan khusus yang dapat membaca citra dokumen pada satu ujung saluran komunikasi dan membuat salinan pada ujung lainnya. Saluran komunikasinya sering berbentuk saluran telepon biasa. Fax berkontribusi pada pemecahan masalah dengan membagikan dokumen kepada anggota tim lain dengan mudah, tanpa dibatasi oleh letak geografis mereka. Semua yang difotokopi dapat ditransmisikan oleh fax. Fax sangat mudah diimplementasikan dan dioperasikan. Jalur telepon suara dapat berfungsi sebagai channelnya dan pengoperasian peralatan fax tidak sulit.

9.       Slide Presentase

Slide presentase adalah penggunaan komputer untuk tujuan memberikan tampilan materi yang dapat berupa gambar, kata, suara, maupun audio visual yang ditampilkan dalam bentuk slide. Aplikasi yang sering digunakan untuk menampilkan slide presentase adalah Ms. Power Point. Slide presentase ini sangat efektif sekali untuk menunjang  pegawai dalam melakukan presentase. 

10.    Pencitraan (Imaging)

Penyimpanan dan pemanggilan tampilan dapat menggunakan aplikasi yang dapat menyimpan dokumen fisik menjadi dokumen digital (file) dengan menggunakan Scanner. Mesin scanner dihubungkan dengan komputer, mesin ini memindai dokumen yang diletakkan pada mesin tersebut kemudian memindai men-scan nya lalu merubah ke dalam bentuk digital. Jika sewaktu-waktu memerlukan dokumen tersebut, pegawai dapat mencetaknya menggunakan printer.

11.    Aplikasi Pengolah Angka

Aplikasi pengolah angka merupakan aplikasi yang paling sering digunakan setelah aplikasi pengolah kata pada otomatisasi perkantoran. Aplikasi pengolah angka memudahkan akuntan dalam membuat perhitungan-perhitungan keuangan dengan mudah, sehingga meminimalkan kesalahan dalam pembuatan laporan keuangan. 

REFERENSI

Anonim. 2014. Hakekat otomatisasi perkantoran. https://agensosisfalah.wordpress.com/2014/09/01/hakekat-otomatisasi-perkantoran/. Di akses 19 Maret 2015 (21:30)

Fepy. 2013. “Otomatisasi Perkantoran”. http://fepy1202.blogspot.com/2013/01/otomatisasi-perkantoran.html. Diakses 19 Maret 2015 (21:4) 

Dino, Anugerah. 2014. “Jenis-Jenis Aplikasi Otomatisasi Kantor”. http://anugerahdino.blogspot.com/2014/10/jenis-jenis-aplikasi-otomatisasi-kantor.html. Diakses 19 Maret 2015 pukul (20.05)

Lss, Simamora. 2014. Pengantar Administrasi Perkantoran ; Otomatisasi Kantor/Office Automation (Oa). http://smkdamosgue.blogspot.com/2014/11/pengantar-administrasi-perkantoran.html. Diakses 19 Maret 2015 (19.10)

Wikipedia indonesia. 2015. Telekomunikasi. http://id.wikipedia.org/wiki/Telekomunikasi. Diakses pada 20 Maret 2015 (20.00)

Wulanda, Winda. 2013. “Komputer Pribadi (PC)”. http://windawulanda.blogspot.com/2013/01/komputer-pribadi-pc.html. Diakses 20 Maret 2015 (07.00)

Anonim. Tahun tidak tercantum. Pengertian dan Definisi dari Email: E-Mail adalah. http://www.g-excess.com/pengertian-dan-definisi-dari-email-e-mail-adalah.html. Diakses 21 Maret 2015 (20.30)

Anonim. 2014. Mengenal Jenis-Jenis Telekonferensi. http://www.kongkow.com/blog/read/mengenal-jenisjenis-telekonferensi. Diakses 21 Maret 2015 (20.40)