Mesin-Mesin Kantor Sebagai Alat Komunikasi

MESIN-MESIN KANTOR SEBAGAI ALAT KOMUNIKASI

A.  Pengertian alat komunikasi

Komunikasi merupakan salah satu bidang yang sangat penting dalam kegiatan kantor memiliki hakikat kantor sebagai kumpulan orang yang bersama-sama menyelenggarakan kegiatan kantor atau kegiatan ketatausahaan.

B.  Jenis-Jenis Alat Komunikasi

1.     Intercom

Intercom (Intercommunication) atau lebih dikenal dengan sebutan aiphone, merupakan alat komunikasi yang dipergunakan untuk menyampaikan warta atau keterangan dalam lingkungan organisasi itu sendiri, dari suatu bagian ke bagian yang lain atau dari satu ruangan ke ruangan lain. Beberapa fungsi intercom yang memabntu efisensi pekerjaan perkantoran antara lain:

a. Sebagai alat komunikasi untuk menyampaikan informasi secara efektif dari satu pihak kepihak liannya.

b. Memperluas saluran komunikasi dalam suatu instansi atau kantor.

c.  Menghindari mondar-mandirnya para pegawai.

d.Menghemat waktu dan tenaga sehingga meningkatkan produktivitas kerja pegawai.

1)   Kelebihan Intercom:

a.  Dapat mempermudah dan mempercepat komunikasi antar karyawan.

b.  Dapat digunakan untuk komunikasi dua arah.

c.  Tidak terjadi modulasi frekuensi.

2)   Kekurangan Intercom:

a.  Jangkauan intercom terbatas atau sedang.

b.  Jangkauan intercom relatif pendek.

2.     Telepon

Telepon adalah peralatan yang mengubah suara menjadi energi listrik dan mengirimkannya melalui kabel jaringan telepon dan sebaliknya mengubah energi listrik dari kabel jaringan telepon menjadi suara. Telepon berasal dari bahasa Yunani, tele, berarti jauh dan phone berarti suara. Telepon terdiri atas empat bagian utama, yaitu mekanisme dialing, transmitter, ringer dan receiver.

a.   Kelebihan Telepon

1)   Tarif telepon lebih murah

2) Kualitas suara lebih jernih, tidak terputus-putus karena tidak tergantung sinyal

3)   Jangka waktu pemakaian telepon lebih lama/awet. Hal ini karena telepon tidak mengalami   gangguan berupa virus, tidak memerlukan perawatan khusus.

b.   Kekurangan Telepon

1)   Tidak praktis/efisien. Telepon terikat pada kabel sehingga tidak dapat dibawa kemana-mana.

2) Kenyamanan. Telepon biasanya digunakan tidak secara personal sehingga tidak efektif bila ingin menggunakannya.

3.     Telepon Genggam (Handphone)

Teknologi telepon genggam atau telepon seluler merupakan gabungan dari teknologi telepon dengan teknologi radio, yang mengirimkan sinyal suara melalui gelombang radio. Karena bersifat nirkabel (wireless), maka telepon tersebut memungkinkanterjadinya komunikasi bergerak.

a.   Kelebihan Telepon Seluler

1) Praktis/efisien. Telepon seluler membantu dalam hal kemudahan komunikasi. Ukuran telepon seluler yang makin lama makin kecil lebih praktis dan lebih mudah dibawa kemana-mana.

2) Aksesori. Tersedia sejumlah aksesori untuk melengkapi telepon seluler.

3) Keamanan. Terdapat berbagai macam kode pengaman telepon.

b.   Kekurangan Telepon Seluler

1) Tarif. Tarif telepon yang mahal ditambah biaya roaming.

2) Jangkauan sinyal masing-masing operator yang terbatas

3) Virus yang dapat menyerang komponen telepon seluler.

4) Perawatan dan pemeliharaan harus ditanganai secara benar.

5) Mengganggu peralatan elektronik.

6) Komponen yang dapat merusak lingkungan hidup jika tidak diolah dengan baik.

7)   Radiasinya dapat mengancam kesehatan.

4.     Faksimili (Faks)

Faksimili digunakan untuk menerima dan mengirim informasi melalui telefoto dengan sistem reproduksi fotografi sehingga memungkinkan kita dapat mengirimkan salinan isi suatu halaman, baik berupa tulisan maupun gambar ke mesin faksimili lain melalui saluran telepon dalam hitungan menit.

a.   Kelebihan:

1) Memungkinkan bentuk asli dokumen terlihat jelas.

2) Waktu yang lebih cepat.

3) Data yang akurat.

4) Hemat tenaga dan biaya.

5)Pengoperasian lebih praktis sehingga setiap orang dapat mengoperasikannya.

b.   Kekurangan:

Kualitas facsimile berada di bawah surat elektronik atau email sebagai bentuk alat transfer dokumen secara elektronik yang tersebar luas dan digunakan oleh banyak orang.

5.     Pocket PC (PDA)

Pocket PC sering disebut sebagai komputer mini karena bentuknya yang kecil dan dapat dibawa ke mana-mana. Selain itu, disebut juga dengan nama PDA (Personal Digital Assistants) yaitu sebuah komputer seukuran telapak tangan yang dapat digunakan untuk menyimpan, mengakses dan mengorganisasi informasi.

a.   Kelebihan

1) Berukuran kecil dan ringan.

2)Sebagian aplikasi berharga murah bahkan ada yang dapat di-download secara gratis dari Internet.

3) Aksesoris dan Perlengkapan.

4)Instant, proses booting tidak memakan waktu yang lama dibandingkan desktop atau notebook.

5) Baterai berumur panjang.

6)Sinkronisasi Desktop dapat dilakukan dengan gampang dan praktis.

7) Terdapat fasilitas Wireless.

8) Tranfer dat yang mudah menggunakan Sinyal Infrared.

9)Cukup satu alat, karena saat ini ada PDA yang sudah ter-integrasi dengan ponsel.

b.   Kelemahan

1)   Ukuran dan berat yang terlalu kecil sering membuat kita lalai.

2)  Aplikasi yang tidak bisa di-upgrade layaknya OS di PC desktop atau notebook.

3) Aksesoris dan perlengkapan yang terlalu banyak akan menyusahkan kita.

4)   Proses meng-input data lebih lamba.

5) Baterai akan cepat habis bila kita mencolokkan piranti ini ke sumber listrik AC terlalu lama.

6)   Kenampakan layar sangat susah dibaca ketika berada dibawah terik sinar matahari.

7)   Layar mudah rusak juka terkena goresan.

8) Standarisasi yang terlalu sering akan meyulitkan untuk pengembangan lebih lanjut.

6.     Proyektor LCD

Alat ini hampir sama fungsinya dengan OHP, yaitu memperbesar tampilan ambar, foto maupun atau dari komputer ke layar atau bidang datar lainnya.

a.   Kelebihan:

1) Tipe yang paling kuat diantara proyektor lain.

2) Menghasilkan warna yang baik.

3) Intensitas cahaya tinggi.

b.   Kekurangan:

1) Efek gambar yang terlihat kotak-kotak atau pixel tidak rapat.

2) Warna mejadi kekuningan setelah 1000 jam pemakaian.

3) Lebih mudah panas.

7.     Proyektor OHP Overhead Projector (OHP)

Alat yang digunakan untuk menjelaskan presentasi secara visual. OHP adalah media komunikasi visual yang dipergunakan untuk memproyeksikan tulisan atau gambar sehingga memperoleh hasil proyeksi yang lebih jelas dan besar.

a.   Kelebihan:

1) Materi yang disampaikan lebih konkrit.

2) Dapat digunakan pada cahaya yang terang karna menghasilkan cahaya yang kuat.

3) Lebih efektif karena dapat menyampaikan informasi lebih banyak dalam waktu yang singkat.

4) Dapat dilakukan berulang-ulang dan dapat disimpan ataupun diambil bila diperlukan.

b.   Kekurangan:

1) Efektivitas penyajian pada OHP ini tergantung pada penyaji.

2) Tidak dipersiapkan untuk belajar mandiri.

8.     Internet

Internet (kependekan dari interconnection-networking) secara harfiah ialah sistem global dari seluruh jaringan komputer yang saling terhubung menggunakan standar Internet Protocol Suite (TCP/IP) untuk melayani miliaran pengguna di seluruh dunia. Manakala Internet (huruf 'I' besar) ialah sistem komputer umum, yang berhubung secara global dan menggunakan TCP/IP sebagai protokol pertukaran paket (packet switching communication protocol). Rangkaian internet yang terbesar dinamakan Internet. Cara menghubungkan rangkaian dengan kaedah ini dinamakan internetworking.

a. Kelebihan

1)   Konektivitas dan jangkauan global

2)   Akses 24 jam

3)   Kecepatan

4)   Interaktivitas dan fleksibilitas

b. Kelemahan

1)   Ancaman virus

2)   Ketergantungan pada jaringan telepon, satelit dan Internet Service Provider

9.     Telegraf 

Telegraf adalah alat komunikasi yang menggunakan peralatan listrik untuk mengirimkandan menerima sinyal sesuai dengan kode dalam bentuk pulsa listrik. Di dalamnya terdapat kabel-kabel tembaga yang berguna untuk mengirimkan sinyal jarak jauh. Sinyal-sinya tersebut merupakan kode-kode sederhana yang mewakili pesan yang dikirim. Meski sudah berkembang alat komunikasi yang lebih canggih, telegraf masih dipergunakan untuk keperluan navigasi pelayaran, pesawat udara, dan komunikasi di bidang kemiliteran.

a.     Kelebihan dan Kekurangan

Mesin telegraf adalah mesin yang dapat mengirimkan pesan dalam waktu sekejap dengan menggunakan kawat.Mesin telegraf yang ada saat itu masih memiliki banyak kelemahan. Pertama, berita yang dikirimkan dalam bentuk titik dan garis sandi Morse sampai ke kota tujuan dengan cepat tapi pesan hanya dapat diserahkan ke alamat penerima melalui pos surat biasa. Kedua, biaya yang diperlukan sangatlah mahal.Ketiga, jalur telegraf yang digunakan sangat sibuk sehingga pesan yang diutamakan untuk dikirim adalah pesan-pesan penting.

C.  Kekurangan & Kelebihan Alat Komunikasi

1.   Keuntungan

a.   Dapat menghemat biaya, bila dipergunakan secara maksimal dan sesuai kebutuhan.

b.   Dapat menghemat tenaga dan waktu.

c.   Pengendalian atas ketelitian dan ketepatan lebih mudah dilaksanakan.

d.   Memudahkan pengawasan.

e.   Dapat menghasilkan sesuatu yang lebih baik dan rapi.

f.     Keterangan yang dimuat dapat lebih banyak.

g.   Dapat mengurangi rasa bosan dibandingkan dengan penggunaan tulisan tangan.

h.   Dapat mengurangi kelelahan pegawai sehingga dapat menambah mutu pekerjaan.

2.   Kerugian

a.   Tingkat penyusutan dari beberapa jenis mesin tertentu adalah tinggi

b.   Mesin-mesin tertentu memerlukan biaya yang tinggi untuk pengadaan dan pemeliharaannya.

c.   Sulit mendapatkan operator mesin yang cakap dan perlu adanya biaya untuk melatih mereka.

d.   Kadang-kadang fleksibilitas daei beberapa metode mesin sulit didapatkan dan diterapkan.

e.   Sulit dalam pemeliharaan dan perbaikan pada mesin-mesin tertentu bila terjadi kerusakan.

D.  Masalah yang sering terjadi pada alat komunikasi

1.   Hambatan Teknis

Hambatan jenis ini timbul karena lingkungan yang memberikan dampak terhadap kelancaran pengiriman dan penerimaan pesan.

2.   Hambatan Semantik

Gangguan semantik menjadi hambatan dalam proses penyampaian pengertian atau idea secara efektif, karena hambatan sematik dapat menyebabkan terjadinya penafsiran yang berbeda terhadap kata-kata yang digunakan.

3.   Hambatan Manusiawi

Hambatan jenis ini muncul dari masalah-masalah pribadi yang dihadapi oleh orang-orang yang terlibat dalam komunikasi, baik komunikator maupun komunikan.

REFERENSI

Bagis, Laila Al-Mizza. 2013. Media Komunikasi Modern serta Kelebihan dan Kekurangannya. http://lailabagis.blogspot.com/2013/07/mediakomunikasi-modern-serta-kelebihan_28.html. Diakses 20 Maret 2015

Artiny, Lia. 2013. Komunikasi Kantor. http://lianuraliny.blogspot.com/2013/04/komunikasi-kantor.html. Diakses pada 20 Maret 2015

Dino, Anugrah. 2015. Komunikasi Kantor. http://anugerahdino.blogspot.com/2015/02/alat-komunikasi-kantor.html. Diakses pada 20 Maret 2015

Bimbingan. Tahun tidak tercantum. Mengenal jenis-jenis mesin komunikasi kantor. http://www.bimbingan.org/jenis-jenis-mesin-komunikasi-kantor.htm. Diakses pada 20 Maret 2015

REFERENSI GAMBAR 

Ramadhan, hani. 2013. Cerita Coretan: Telepon. http://digitalleaflet.blogspot.com/2013/01/cerita-coretan-telepon.html. Diakses pada 03 April 2015 (15.40) 

Anonim. Tahun Tidak Tercantum. Sekilas Telepon Genggam. http://blog.mypasswordstore.net/sekilas-telepon-genggam/. Diakses pada 03 April 2015 (15.48)

Ayakbellaaish. 2013. Telekomunikasi. https://ayakbellaaish.wordpress.com/author/ayakbellaaish/. Diakases pada 03 April 2015( 15.56)

Asad. 2009. PDA Mobile Phone Pocket PC U1000. http://gadgetsnfun.blogspot.com/2009/05/pda-mobile-phone-pocket-pc-u1000.html. Diakses pada 03 April 2015 (16.02)

Rachman, Asri. 2013. OHP (Overhead Projector) - Proyetor Berbasiskan Pantulan Cahaya. http://asrirachman.web.id/content/ohp-overhead-projector-proyetor-berbasiskan-pantulan-cahaya. Diakses pada 03 April 2015 (16.06)

Hosthijau. 2014. Istilah Istilah Dalam Internet. http://post.kaka.co.id/istilah-istilah-dalam-internet/. Diakses pada 03 April 2015 (16.12)